Nowe uprawnienia Państwowej Inspekcji Pracy – jak przygotować firmę na nadchodzące zmiany

Nowelizacja jest realizacją kamieni milowych A71G i A72G Krajowego Planu Odbudowy, w których Polska zobowiązała się do ograniczenia segmentacji rynku pracy oraz zwiększenia ochrony osób wykonujących pracę zarobkową.

Jakie umowy znajdą się na celowniku PIP?

Nowe przepisy dotyczą głównie umów cywilnoprawnych, takich jak B2B, umów zlecenia i o dzieło, które są powszechnie wykorzystywane w wielu branżach, w tym także w budownictwie.
Z dostępnych informacji oraz relacji z dotychczasowych przesłuchań prowadzonych w ramach prac nad projektem wynika również, że Państwowa Inspekcja Pracy planuje w pierwszej kolejności kierować zwiększone siły kontrolne do branż o najwyższym poziomie ryzyka, a w szczególności właśnie do branży budowlanej. Wynika to zarówno z danych statystycznych PIP, jak i z sygnałów od samych inspektorów, którzy wielokrotnie wskazywali, że to właśnie w sektorze budowlanym najczęściej dochodzi do nadużyć związanych z pozornym B2B, umowami zlecenia wykonywanymi jak etat czy brakiem realizacji podstawowych obowiązków pracodawcy.

Co więcej, już teraz zapowiadane jest zwiększenie liczby kontroli interwencyjnych na budowach – zwłaszcza w firmach korzystających z podwykonawców lub pracowników delegowanych przez inne podmioty. Inspektorzy mają kłaść szczególny nacisk na:

• realny sposób wykonywania pracy na budowie,
• stopień faktycznego podporządkowania kierownikom robót lub brygadzistom,
• ustalenie, czy osoba pracująca na „samozatrudnieniu” rzeczywiście ponosi ryzyko gospodarcze, czy też funkcjonuje jak pracownik,
• weryfikację dokumentacji czasu pracy i sposobu rozliczeń,
• sprawdzenie, czy podmiot powierzający pracę nie przerzuca odpowiedzialności na podwykonawcę tylko formalnie.

Oczekuje się, że branża budowlana – także ze względu na skalę rotacji pracowników i dużą liczbę małych firm wykonawczych – będzie jednym z kluczowych obszarów, w których nowe przepisy mogą wywołać największe konsekwencje praktyczne. Warto już teraz przygotować się na intensyfikację działań kontrolnych i zadbać o pełną przejrzystość zasad współpracy, aby ograniczyć ryzyko sporów oraz decyzji administracyjnych stwierdzających stosunek pracy.

Nowe przepisy wprowadzają mechanizm, który całkowicie zmienia dotychczasowy sposób postępowania w takich sprawach. Do tej pory, jeśli PIP miała wątpliwości co do charakteru umowy cywilnoprawnej, sprawa trafiała do sądu pracy, który rozstrzygał, czy rzeczywiście istnieje stosunek pracy.

Rewolucja w procedurach – jak to będzie działać?

Nowe przepisy przewidują, że jeśli osoba wykonuje pracę w warunkach podporządkowania, w miejscu i czasie wyznaczonym, pod nadzorem i przy wykorzystaniu narzędzi podmiotu powierzającego zadania, to inspektor będzie mógł uznać, iż stosunek prawny ma charakter pracowniczy, niezależnie od nazwy umowy. Takie stwierdzenie nastąpi na podstawie decyzji administracyjnej okręgowego inspektora pracy, co jak podkreśla uzasadnienie projektu ustawy, ma zapewnić odpowiedni poziom gwarancji procesowych i merytorycznych oraz wzmocnić legalność i powagę tego rozstrzygnięcia. Decyzja będzie mogła obejmować okres do trzech lat wstecz od dnia wszczęcia postępowania, ponieważ jak wskazuje ustawodawca „dłuższy zakres ingerencji godziłby w pewność obrotu prawnego, natomiast krótszy mógłby zachęcać pracodawców do ukrywania naruszeń”.

Decyzja okręgowego inspektora pracy będzie wydawana po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego i co ważne, ma ona otrzymywać rygor natychmiastowej wykonalności. Pracodawca będzie więc musiał traktować taką osobę jak pracownika od momentu doręczenia pracodawcy decyzji, a ponadto zgłosić ją do ZUS, wypłacać wynagrodzenie zgodnie z Kodeksem pracy, udzielać urlopów oraz prowadzić dokumentację pracowniczą. Co więcej, jeśli inspektor nie będzie w stanie ustalić pewnych elementów umowy, uzasadnienie przewiduje zastosowanie domniemań korzystnych dla pracownika, takich jak pełny etat, umowa na czas nieokreślony, miejsce pracy w siedzibie pracodawcy czy wynagrodzenie nie niższe niż minimalne. Rozwiązanie to jest celowe, ponieważ w wielu przypadkach to pracodawca ma wyłączny dostęp do dokumentacji i może uniemożliwiać jej pozyskanie przez organ.

Nowe, wyższe kary za naruszenie praw pracownika

Projekt ustawy przewiduje również zdecydowane zaostrzenie sankcji za naruszenia przez pracodawców przepisów prawa pracy. W Kodeksie pracy podwyższone zostaną górne i dolne granice kar grzywny za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, w niektórych przypadkach aż dwukrotnie. Przykładowo, maksymalna grzywna przewidziana w art. 281 § 2 oraz art. 282 § 3 Kodeksu pracy, wzrośnie do 90 000 zł, a w pozostałych wskazanych przepisach do 60 000 zł. Równolegle modyfikowane są regulacje Kodeksu postępowania w sprawach o wykroczenia, w ramach których inspektor pracy będzie mógł nałożyć mandat w wysokości nawet 5 000 zł, a w przypadku tzw. recydywy 10 000 zł. To istotna zmiana w porównaniu z obecnym limitem 2 000 zł, który w praktyce często nie spełniał funkcji prewencyjnej.

Skutki decyzji dotyczące pracodawców

Skutki decyzji dotyczące podatków i składek za okres poprzedzający jej doręczenie zostaną wstrzymane do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia sprawy, aby uniknąć nieodwracalnych następstw w razie późniejszego uchylenia decyzji. Jednocześnie należy mieć na uwadze, że w relacjach B2B może powstać konieczność oceny faktur jako wynagrodzenia pracowniczego, co może wymagać korekt, jednak uzasadnienie projektu ustawy podkreśla, że nie będzie to podstawą do automatycznego przypisywania przedsiębiorcy winy w zakresie odpowiedzialności karnoskarbowej, jeżeli kwalifikacja prawna nie była oczywista, a zmiana nastąpiła wyłącznie w drodze decyzji inspektora.

Ponadto PIP będzie mogła kontrolować podmioty, które zakończyły już działalność lub przestały zatrudniać pracowników do roku od tego momentu, co ma przeciwdziałać „uciekaniu” przed kontrolą poprzez likwidację działalności gospodarczej.

Zgodnie z nowym art. 34 ust. 2h ustawy o PIP, wydanie decyzji przez okręgowego inspektora pracy o stwierdzeniu istnienia stosunku pracy nie może być podstawą jakiegokolwiek niekorzystnego traktowania pracownika. W szczególności nie może stanowić przyczyny wypowiedzenia stosunku pracy lub rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia przez pracodawcę.

Jak przygotować firmę na nadchodzące zmiany w kontroli PIP?

Przede wszystkim należy przeanalizować umowy zawierane z kontrahentami B2B oraz umowy zlecenia i o dzieło. W dalszej kolejności ocenić, czy nie mają one cech stosunku pracy i w razie potrzeby, zaktualizować warunki współpracy. Warto również zainwestować w profesjonalną obsługę prawną, która pomoże przygotować firmę na nadchodzące wyzwania.

W przypadku branż takich jak budownictwo, wskazuje się na szczególnie wysoki poziom ryzyka, który wynika z delegowania zadań realizowanych w warunkach podporządkowania organizacyjnego, dlatego rzetelny audyt form współpracy staje się tym bardziej kluczowy, wobec nadchodzących zmian przepisów.

Autor: Karolina Rybak, radca prawny, dział obsługi inwestycji i zamówień publicznych DSK Kancelaria